Informacja o przetwarzaniu Twoich danych osobowych

1.Kto przetwarza Twoje dane

Administratorem Twoich danych osobowych jest PW MATYSART Michał Matysiak, ul. Warszawska 85/1, 26-617 Radom, Polska (NIP 7981427077, REGON 140583450, agencja zatrudnienia wpisana do rejestru pod numerem 27207). Agencja działa m.in. pod marką JobCen.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych - zarówno w sprawach bieżących rekrutacji, jak i w sprawach ochrony danych osobowych - pisz na adres office@jobcen.pl albo na adres pocztowy podany wyżej.

2.Skąd mamy Twoje dane

Dane otrzymaliśmy od Ciebie. Zakres: imiona i nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, dane paszportu, dane kontaktowe, przebieg pracy zawodowej, dokumenty potwierdzające Twoje kwalifikacje oraz skany tych dokumentów.

3.Po co i na jakiej podstawie

• aby ocenić Twoje kwalifikacje, skompletować dokumenty i przedstawić Twoją kandydaturę pracodawcy w Polsce - podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy o poszukiwanie pracy, którą zawierasz z nami, wysyłając zgłoszenie (jej treść opisuje Regulamin na jobcen.pl), oraz czynności na Twoje żądanie przed jej zawarciem. Nazwę pracodawcy podamy Ci przed przekazaniem mu dokumentów,
• aby wykonać obowiązki, które nakłada na nas prawo jako na agencję zatrudnienia - w szczególności roczną informację o działalności dla marszałka województwa (zawiera wyłącznie dane zbiorcze, bez Twoich danych osobowych) oraz obowiązki podatkowe i rachunkowe - podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• aby kontaktować się z Tobą w sprawie Twojego zgłoszenia - o brakach w dokumentach, terminach i decyzjach w Twojej sprawie - na dane kontaktowe, które podałeś w zgłoszeniu; podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, bo bez tego kontaktu nie wykonamy usługi, o którą prosisz,
• aby dobierać i przesyłać Ci propozycje pracy pasujące do Twojego zgłoszenia. Podstawą przetwarzania Twoich danych w tym celu jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, bo dobieranie i przedstawianie Ci pasujących propozycji jest treścią usługi, o którą prosisz. Zgoda z art. 398 ust. 2 ustawy - Prawo komunikacji elektronicznej dotyczy samego kanału, czyli tego, że wysyłamy je e-mailem oraz na podany numer telefonu (telefonicznie lub przez SMS). Wyrażasz ją, podając te dane w tym celu. Zgodę na kanał możesz wycofać w każdej chwili, pisząc na adres office@jobcen.pl (a przy SMS - odsyłając STOP). Wycofanie nie wstrzymuje wiadomości w sprawie Twojego własnego zgłoszenia, ale wtedy nie będziemy mogli przedstawiać Ci propozycji pracy,
• aby ustalić lub dochodzić roszczeń albo bronić się przed nimi - podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes; naszym interesem jest obrona przed roszczeniami i dochodzenie własnych,
• aby ustalić Twoją historię podróży oraz wcześniejszych wniosków wizowych i decyzji w ich sprawie albo brak takiej historii. Wcześniejsza odmowa wizy nikogo u nas nie dyskwalifikuje; musimy o niej wiedzieć, żeby poprowadzić sprawę. Dlatego prosimy o zdjęcia wszystkich stron paszportu, także tych, które wyglądają na puste - pusta strona pomaga wykazać, że w tym paszporcie nie było wcześniejszych wiz ani odmów. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym interesem jest rzetelna ocena szans Twojej sprawy wizowej, uniknięcie postępowania bez szans oraz ochrona przed zarzutem wprowadzenia urzędu w błąd,
• aby przechowywać Twoje zgłoszenie i szukać dla Ciebie pracy przez czas, który sam wybierasz przy zgłoszeniu - przez 6, 12 albo 24 miesiące od dnia zgłoszenia; to opcja, którą wybrałeś w formularzu. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ przechowywanie zgłoszenia przez wybrany przez Ciebie czas jest treścią usługi, o którą nas prosisz, a nie dodatkiem do niej. Z tej usługi możesz zrezygnować w każdej chwili, pisząc na adres office@jobcen.pl; wtedy usuwamy Twoje zgłoszenie, a zachowujemy tylko dane niezbędne do obowiązków ustawowych albo do obrony przed roszczeniami, przez okresy podane niżej.

4.Komu przekazujemy Twoje dane

• pracodawcy w Polsce, któremu przedstawiamy Twoją kandydaturę; od tego momentu pracodawca jest osobnym administratorem Twoich danych i sam odpowiada za ich ochronę,
• urzędom, jeżeli mają prawo tego żądać, w szczególności wojewodzie prowadzącemu sprawę zezwolenia na pracę, Państwowej Inspekcji Pracy, Straży Granicznej, marszałkowi województwa kontrolującemu agencje zatrudnienia oraz konsulowi RP w państwie Twojego pobytu - polskiemu organowi prowadzącemu postępowanie wizowe,
• dostawcom poczty elektronicznej i usług informatycznych, z których korzystamy; działają na nasze polecenie i na podstawie umowy powierzenia,
• dostawcom usług sztucznej inteligencji, którzy pomagają nam odczytywać i porządkować dokumenty; korzystamy wyłącznie z usług, których warunki wyłączają wykorzystanie przekazanych danych do trenowania modeli i które przetwarzają dane na nasze polecenie.

5.Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Twoje dane trafiają do nas z Twojego kraju. Przetwarzamy je w Polsce, a nasi dostawcy usług - także w innych państwach, o czym piszemy niżej.

Część dostawców poczty elektronicznej, usług informatycznych i usług sztucznej inteligencji, z których korzystamy, ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo może przechowywać tam dane - w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Przekazujemy im Twoje dane wyłącznie wtedy, gdy dostawca objęty jest decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych (EU-US Data Privacy Framework, art. 45 RODO) albo gdy wiążą nas z nim standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię tych klauzul możesz otrzymać, pisząc na adres office@jobcen.pl.

6.Jak długo przechowujemy dane

• jeżeli Twoja kandydatura została przedstawiona pracodawcy - przez czas rekrutacji, a potem przez 3 lata od jej zakończenia (okres, po którym przedawniają się roszczenia związane z prowadzeniem naszej działalności, art. 118 Kodeksu cywilnego),
• jeżeli nie została przedstawiona - przez czas, który wybrałeś przy zgłoszeniu: przez 6, 12 albo 24 miesiące od dnia zgłoszenia,
• kopie (skany) dokumentów usuwamy, gdy przestaną być potrzebne w Twojej sprawie - po rozpatrzeniu zgłoszenia, a jeżeli przedstawiliśmy Twoją kandydaturę pracodawcy, po zakończeniu tej sprawy; skany zgłoszenia, którego nie rozpatrzymy, usuwamy najpóźniej po 90 dniach od zgłoszenia, a samo zgłoszenie przechowujemy przez wybrany przez Ciebie okres. Zachowujemy tylko to, czego wymagają od nas przepisy,
• dokumenty, które musimy przechowywać na podstawie przepisów podatkowych - przez 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy; dokumenty, które musimy przechowywać jako agencja zatrudnienia (potwierdzenie przekazanych Ci informacji i treści umowy o poszukiwanie pracy) - przez czas wymagany art. 328 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia.

7.Twoje prawa

• prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych,
• prawo do usunięcia danych oraz do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przeniesienia danych, które nam podałeś,
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
• prawo do wycofania w każdej chwili zgody na kanał, którym wysyłamy propozycje pracy,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, Polska.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy przed jej wycofaniem.

8.Ograniczenia praw i sprzeciw

Z części tych praw możesz skorzystać tylko w sytuacjach opisanych w RODO - na przykład nie usuniemy dokumentów, które musimy zachować na podstawie przepisów. Jeżeli nie będziemy mogli spełnić Twojego żądania, wyjaśnimy dlaczego.

Sprzeciw. Wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie - czyli wobec ustalania i dochodzenia roszczeń oraz wobec ustalania Twojej historii podróży i spraw wizowych - możesz wnieść sprzeciw w każdej chwili, pisząc na adres office@jobcen.pl. Rozpatrzymy go i przestaniemy przetwarzać dane w tym celu, chyba że wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy przeważające nad Twoimi interesami i prawami.

9.Czy musisz podać dane

Podanie danych nie jest obowiązkiem ustawowym, ale jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy o poszukiwanie pracy: bez danych oznaczonych w formularzu jako wymagane nie ocenimy zgłoszenia ani nie przedstawimy Twojej kandydatury; pozostałe dane są opcjonalne. Dokumenty potrzebne do zezwolenia na pracę zależą od Twojej sytuacji i od stanowiska.

Nie zbieramy danych o Twoim zdrowiu, wyznaniu ani karalności. Jeżeli taka informacja znajdzie się w przesłanym dokumencie (na przykład adnotacja w dokumencie potwierdzającym kwalifikacje), traktujemy ją wyłącznie jako element Twoich uprawnień; dokument przesłany z własnej inicjatywy, który dotyczy zdrowia, wyznania albo karalności, usuwamy.

10.Decyzje automatyczne i narzędzia AI

W pracy nad Twoim zgłoszeniem pomagają nam narzędzia sztucznej inteligencji: odczytują treść dokumentów, porównują ją z wymaganiami stanowiska (wymagane kwalifikacje, kompletność i ważność dokumentów) i wskazują braki. Takie automatyczne porównanie jest profilowaniem w rozumieniu RODO, ale służy wyłącznie przygotowaniu sprawy dla człowieka i o niczym nie przesądza.

Każdą decyzję w Twojej sprawie - czy Twoje zgłoszenie jest kompletne i czy przedstawiamy Twoją kandydaturę pracodawcy - podejmuje człowiek; wskazanie narzędzia jest tylko podpowiedzią i nie wywołuje wobec Ciebie żadnych skutków samo z siebie. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.

Narzędzia nie służą do identyfikacji biometrycznej ani nie analizują Twoich emocji, głosu ani cech osobowości.